Устав Отделения является основным документом, обязательным для безусловного исполнения всеми членами Отделения, и определяет статусное (правовое) положение Отделения в структуре Сообщества, порядок создания Отделения, его деятельности, реорганизации и ликвидации (прекращения деятельности), а также формирования и использования имущества Отделения, права и обязанности членов Отделения и основы управления Отделением. Устав также устанавливает единый порядок взаимоотношений между Отделением, официальным (авторизованным) региональным Дилером компании-производителя HARLEY-DAVIDSON MOTOR COMPANY на территории города Москвы, в рамках которой действует Отделение, и Сообществом HARLEY OWNERS GROUP в целом.
Органами управления Отделения являются Общее собрание членов Отделения, Совет офицеров Отделения и Директор Отделения. Общее собрание является высшим органом управления Отделения и состоит из всех членов Отделения. Основная функция Общего собрания – это обеспечение достижения Отделением целей, в интересах которых оно создано.
Общее собрание собирается по мере необходимости, но не реже 2 (двух) раз в год, как правило, перед началом и перед завершением мотоциклетного сезона. Созыв и работу Общего собрания организует Совет офицеров. Общее собрание членов Отделения правомочно, если на указанном собрании присутствует более половины его членов. Аналогично определяется правомочность внеочередного Общего собрания Партнерства. Очередные или внеочередные Общие собрания членов Отделения созываются Советом офицеров по инициативе самого Совета офицеров, Директора Отделения или по инициативе членов Отделения, составляющих не менее 1/3 (одной третьей) от общего числа членов, которые направляют соответствующее предложение с предполагаемой повесткой дня Совету офицеров.
Решение Общего собрания принимается большинством голосов членов, присутствующих на собрании. Каждому члену Отделения при голосовании принадлежит 1 (один) голос. В случае равенства голосов принимается то решение, за которое проголосовал Директор Отделения. Решение Общего собрания по вопросам реорганизации или прекращения деятельности Отделения принимается единогласно. По вопросам исключительной компетенции Общего собрания решение принимается квалифицированным большинством не менее 2/3 (две третьих) голосов от общего числа присутствующих на собрании членов Отделения. Дилеру-спонсору принадлежит безусловное право налагать вето (запрет) на принятие Общим собранием любого решения в случае, если данное решение не отвечает целям и задачам, стоящим перед Сообществом HARLEY OWNERS GROUP®, или противоречит им.
Совет офицеров Отделения является постоянно действующим коллегиальным органом управления и формируется Дилером-спонсором сроком на 1 (один) год из числа членов Отделения в количестве не менее 4 (четырех) человек: Директора Отделения, Ассистента Директора, Секретаря Отделения и Казначея Отделения. Совет офицеров может переназначаться по истечении срока своих полномочий на новый срок неограниченное число раз. Все члены Совета офицеров имеют между собой равные права.
Работу Совета офицеров организует Директор Отделения. Заседания Совета офицеров проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц, и считаются правомочными при участии в них большинства членов Совета офицеров. Решения Совета офицеров принимаются открытым голосованием простым большинством голосов членов Совета офицеров, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов принимается то решение, за которое проголосовал Директор Отделения. Дилер-спонсор может отклонить принятие любого решения Совета офицеров Отделения в случае, если данное решение не отвечает целям и задачам, стоящим перед Сообществом HARLEY OWNERS GROUP®.
Директор Отделения является единоличным исполнительным органом Отделения и осуществляет текущее руководство деятельностью Отделения. К компетенции Директора Отделения относится решение всех вопросов, не входящих в исключительную компетенцию Общего собрания и исключительную компетенцию Совета офицеров. Дилер-спонсор имеет право отменить любое принятое Директором Отделения решение, если сочтет, что данное решение нежелательно или идет вразрез с интересами Дилера-спонсора, Отделения или Сообщества в целом.
При длительном отсутствии Директора Отделения его функции в полном объеме исполняет Ассистент Директора Отделения. Непосредственными обязанностями Ассистента Директора являются оказание помощи Директору Отделения в выполнении им своих функций, подготовка (планирование) и проведение различных клубных и общественных (публичных) мероприятий байкерской направленности, привлечение в Отделение новых членов и информирование членов Отделения о проводимых или готовящихся мероприятиях и программах Отделения.
Секретарь Отделения отвечает за административные нужды Отделения, ведет и подписывает протоколы Общего собрания членов Отделения и заседаний Совета офицеров, ведет учет всех членов Отделения, хранит заявления о приеме новых членов в Отделение и об их выходе из Отделения, осуществляет контроль за участием членов Отделения в международном Сообществе HARLEY OWNERS GROUP® (подтверждение ежегодного действительного членства), обеспечивает корректность подготовки и заполнения отчетной и статистической документации, а также отвечает за наличие и сохранность бланков и форм отчетности и иных документов, предоставляемых в Отделение.
Казначей Отделения несет ответственность за сбор и расходование денежных средств Отделения, информирует членов Отделения о финансовых операциях Отделения, а также представляет Общему собранию членов Отделения на рассмотрение и утверждение ежегодный финансовый отчет, отвечает за соответствие отчетности о доходах установленным требованиям.
При необходимости Дилером-спонсором могут быть назначены другие члены Совета офицеров, как то: Ответственный за мероприятия, Капитан, Редактор, Специалист по технике безопасности, Фотограф, Историк, Ответственный за членство, Веб-мастер и другие. Должностные обязанности указанных членов Совета офицеров в этом случае устанавливаются дополнительно.
Предложение о внесении изменений и дополнений в Устав Отделения может быть сделано любым членом Отделения посредством направления указанного предложения Совету офицеров для его включения в повестку дня Общего собрания членов Отделения и последующего обсуждения на Общем собрании.
С полным текстом Устава Отделения члены клуба могут ознакомиться, обратившись к Секретарю Отделения.